TAJUK: MAKLUM
BALAS DAN TINDAK BALAS DALAM ORGANISASI
(RESPONS)
TUJUAN:
Supaya pelatih-pelatih dapat memahami
tanggung jawab serta peranannya untuk memberi maklum balas dan juga melakukan tindak balas yang tepat kepada orang dan dalam situasi yang
betul untuk mencapai objektif organisasi.
PENERANGAN:
1. Organisasi
Organisasi diwujudkan oleh sekumpulan manusia
yang mempunyai matlamat dan berperingkat bagi mencapai sesuatu objektif yang
sama.Untuk memastikan perjalanan organisasi teratur dan lancar tugasan
dipecahkan kepada beberapa bahagian dan diagihkan kepada orang-orang dalam
organisasi mengikut kedudukan dan bidang tugas yang sesuai.
Setiap orang dalam organisasi bertanggungjawab
di antara satu sama lain mengikut kedudukan dan aliran komunikasi seperti dalam
carta organisasi, contohnya seorang penyelia bertanggungjawab untuk melaporkan
kepada pengurus, manakala pekerja membuat laporan kepada penyelia, pekerja bawahan
tidak boleh membuat laporan terus kepada pengurus tanpa terlebih dahulu
memaklumkan atau berbincang dengan penyelia.
Selain daripada mengikut saluran yang betul,
seseorang itu perlu melihat situasi kerja di mana setiap maklum balas dan
tindak balas mestilah mengikut kesesuaian dengan perkara yang hendak
disampaikan dan kepada siapa hendak disampaikan, kegagalan seseorang memberi
maklum balas dan tindak balas yang betul
akan menjejaskan prestasi dan reputasi sesebuah organisasi itu sendiri.
2. Maklum balas
Maklum balas ialah untuk mendapatkan jawapan
dalam bentuk maklumat daripada orang yang telah kita hantarkan mamklumat
kepadanya terlebih dahulu. Contohnya, seseorang yang mengemukakan soalan yang
memerlukan jawapan
3. Tindak balas
Merupakan tindakan atau perbuatan yang
dilakukan oleh seseorang setelah menerima maklumat daripada penerima. Contohnya
seseorang yang menerima arahan untuk melakukan sesuatu pekerjaan.
Untuk mencapai objektif dalam organisasi semua individu perlu memainkan
peranan masing-masing serta bertindak dengan cekap dalam mentafsirkan maklumat
yang diterima dengan tepat supaya sesuatu tindakan kerja dapat dilakukan dengan
cepat dan mengikut spesifikasi yang dikehendaki.
Contohnya, operator pengeluaran dari semasa ke semasa menerima arahan daripada
ketua kumpulan atau penyelia untuk mengendalikan kerja-kerja mengikut spesifikasi
yang telah ditetapkan antaranya ialah jumlah target yang mesti dicapai, peratus
kecacatan yang yang rendah, waktu kerja, waktu rehat dan sebagainya. Selepas
menarima arahan tersebut operator dikehendaki melaksanakan kerja tersebut. Adakalanya
sebahagian daripada hasil kerja tidak mencapai target yang diharapkan. Kebiasaannya
ketua kumpulan atau penyelia akan meluahkan rasa tidak puas hatinya.
4. Ciri-ciri
situasi maklum balas dan tindak balas
Oleh itu, bagi
mencapai matlamat kerja yang diharapkan, seharusnya kita perlu mengambil kira
situasi semasa dalam menyampaikan maklumat yang memerlukan maklum balas serta
tindak balas yang cepat dan tepat. Antara ciri-ciri situasi yang perlu diambil
kira ialah:-
(a) Pastikan suasana persekitaran yang sesuai
(b) Nyatakan tujuan dengan jelas
(c) Nyatakan apa yang diharapkan
(d) Gunakan kaedah komunikasi yang sesuai
(e) Fahami masalah yang timbul
(f) Beri peluang untuk memberikan pandangan
(g) Berbincang dalam suasana mesra
Kegagalan memberi
tindak balas yang cepat dan tepat boleh mendatangkan kerugian pada sesebuah
organisasi. Oleh itu, menjadi
tanggungjawab ketua organisasi untuk membuat prosedur tatacara dalam
mendapatkan maklum balas dan tindak balas.
Memberikan
latihan kepada kakitangan merupakan satu kaedah dalam mengatasi kelemahan
pekerja dalam memberikan tindak balas segera dan berkesan.
Jenis-jenis
latihan yang sesuai untuk diberikan kepada pekerja supaya mampu untuk
memberikan tindak balas yang positif ialah:-
a) Teknik Komunikasi berkesan - pendedahan
cara berkomunikasi yang betul daripada penghantar kepada penerima maklumat:-
(i)
Etika kerja yang baik
(ii) Kerja berpasukan
(iii) Tanggungjawab sosial
b) Teknik Komunikasi berkesan
c) Etika kerja yang baik – mengamalkan etika
kerja yang baik antaranya menepati
waktu, bekerja dalam suasana muhibah, berfikiran positif, rajin, jujur,
ikhlas dan amanah
d) Kerja berpasukan –
membuat keputusan kerja dengan mengambil kira pendapat dan
pandangan rakan sekerja
e)
Tanggungjawab sosial –
memberi tanggungjawab dan pendedahan dalam melakukan
kerja-kerja sosial dan
berpersatuan
Kesimpulannya
setiap pekerja bertanggungjawab kepada organisasinya dalam mencapai
objektif yang telah ditetapkan dengan memainkan
peranan masing-masing.
Antara tanggungjawab yang penting ialah
memberikan maklum balas dan tindak balas
yang cepat dan tepat. Kegagalan bertindak balas
akan merugikan organisasi dalam
merebut pelbagai peluang. Walau bagaimanapun,
sesuatu tindak balas perlu dilakukan
dengan mengambil kira situasi, sesuatu
tindakan yang diambil perlu mengambil kira
pelbagai perkara kerana tindak balas yang
dilakukan tanpa mengambil kira situasi akan
membuatkan sesuatu objektif tidak dicapai
sepenuhnya.
SOALAN:
1. Terangkan apa yang di maksudkan
dengan Maklum balas dan Tindak balas ?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
2. Nyatakan
apakah kesannya kepada organisasi jika pekerjanya lambat memberi
maklumbalas dan bertindakbalas dalam menjalankan kerja?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
3. Sebagai seorang Penyelia, apakah tindakan
anda jika mendapati pekerja bawahan
anda kurang
berupaya untuk memberi tindak balas yang positif dalam kerja-kerja
yang dilakukan?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
- Nyatakan ciri-ciri situasi yang perlu diambil kira dalam memberi maklum balas dan
Tindak
balas
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Ingin Menjana Pendapatan Sampingan Klik Di Sini http://www.theweeklypay.com/index.php?share=233973
